Política de Cadastro de Clientes

Código

3K-POL-003

Versão

1.0

Aprovação

Diretoria

Revisão

Anual

1. Objetivo

Esta Política estabelece as regras para coleta, validação, aprovação, atualização e guarda das informações cadastrais dos clientes da 3K BUSINESS LTDA ("3K Business"), descrevendo o procedimento de onboarding adotado pela empresa.

2. Abrangência

Aplica-se a todos os clientes, pessoas jurídicas ou físicas, e a todos os colaboradores envolvidos na contratação, no faturamento e na gestão de clientes.

3. Regra geral

Nenhum contrato é assinado, nenhum projeto é iniciado e nenhum serviço é faturado antes que o cadastro do cliente esteja completo, validado e aprovado, incluindo as verificações da Política Conheça seu Cliente (KYC).

4. Informações e documentos coletados

4.1. Cliente pessoa jurídica

• Razão social, nome fantasia, CNPJ, data de constituição e CNAE principal;
• Endereço da sede, telefone, e-mail e site institucional;
• Inscrições estadual e municipal, quando houver;
• Comprovante de inscrição e situação cadastral do CNPJ;
• Ato constitutivo (contrato ou estatuto social) e última alteração consolidada, ou certidão simplificada da Junta Comercial;
• Quadro societário e identificação dos beneficiários finais (pessoas naturais com participação igual ou superior a 25% ou que exerçam controle);
• Dos representantes legais: nome completo, CPF, documento de identificação com foto, cargo, e-mail e telefone;
• Procuração, quando o signatário não for administrador indicado no ato constitutivo;
• Contato financeiro e dados para faturamento e emissão de nota fiscal.

4.2. Cliente pessoa física

• Nome completo, CPF, data de nascimento e documento de identificação com foto;
• Endereço residencial, e-mail e telefone;
• Profissão ou atividade exercida.

4.3. Informações de perfil e declarações

• Descrição da atividade exercida e da finalidade da contratação;
• Escopo e valor estimado do contrato e forma de pagamento;
• Declaração sobre a condição de Pessoa Exposta Politicamente (PEP) dos sócios, beneficiários finais e representantes;
• Indicação sobre a atuação em setores regulados ou sensíveis (meios de pagamento, jogos on-line, apostas, criptoativos, câmbio) e, se for o caso, a autorização do órgão regulador ou, na ausência de regime de autorização específico, parecer jurídico sobre a licitude da atividade;
• Declaração de veracidade das informações prestadas e compromisso de comunicar alterações.

5. Procedimento de onboarding

1. Contato inicial: entendimento da demanda, do escopo e da finalidade da solução pela área comercial;
2. Solicitação de dados: envio ao cliente da lista de informações e documentos do item 4, recebidos exclusivamente por canais oficiais da empresa;
3. Conferência e validação: checagem de completude, legibilidade e coerência dos documentos; consulta à situação cadastral na Receita Federal; conferência dos poderes de representação;
4. Declarações de integridade: autodeclaração de PEP dos sócios, beneficiários finais e representantes e, nas soluções com contas de pagamento, consulta a listas restritivas e à relação de PEP realizada pela instituição parceira na abertura e na manutenção das contas, conforme a Política de PLD/FT;
5. Classificação de risco: atribuição do nível baixo, médio ou alto, conforme a Política KYC;
6. Aprovação: pelo responsável comercial (risco baixo), com validação do Responsável por Compliance (risco médio) ou pela Diretoria (risco alto);
7. Registro: cadastro do cliente no repositório interno, com o dossiê de documentos, declarações e aprovação;
8. Contratação: assinatura do contrato, com cláusulas de integridade, anticorrupção e proteção de dados, e início do projeto.

6. Qualidade dos dados

• Documentos vencidos, ilegíveis ou com indícios de adulteração não são aceitos;
• Divergências entre documentos e bases oficiais devem ser esclarecidas antes da aprovação;
• Os dados bancários para pagamentos e reembolsos devem ser de titularidade do próprio cliente.

7. Atualização cadastral

O cadastro é atualizado na periodicidade definida pela classificação de risco (36, 24 ou 12 meses para os riscos baixo, médio e alto, respectivamente) e, independentemente do prazo, sempre que houver:

• alteração societária, de beneficiário final ou de representantes;
• mudança de endereço, razão social ou atividade;
• ampliação relevante de escopo ou de valor contratual;
• alteração de dados bancários ou de faturamento, que deve ser confirmada por canal independente (contato previamente cadastrado) antes de produzir efeitos, como medida contra fraudes;
• ocorrência de sinal de alerta.

8. Recusa, suspensão e encerramento

O cadastro é recusado, ou a relação é suspensa ou encerrada, nas hipóteses previstas na Política KYC, especialmente quando o cliente deixar de fornecer informações, apresentar dados falsos ou inconsistentes, ou quando for identificado em lista de sanções.

9. Armazenamento, sigilo e retenção

• Os cadastros ficam em repositório digital de acesso restrito, com controle de acesso individual, autenticação multifator e criptografia, conforme a Política de Segurança da Informação;
• O acesso é limitado aos colaboradores que dele necessitam para o exercício de suas funções;
• As informações são mantidas por, no mínimo, 5 (cinco) anos após o encerramento da relação e, após esse prazo, eliminadas de forma segura, ressalvadas as hipóteses legais de guarda;
• Os direitos dos titulares são assegurados na forma da Política de Privacidade.

10. Responsabilidades

• Área comercial: coleta, confere e mantém atualizadas as informações cadastrais;
• Área financeira: confirma dados de faturamento e bancários e reporta pagamentos atípicos;
• Responsável por Compliance: confere as declarações de integridade, valida cadastros de risco médio e alto e audita, por amostragem, a qualidade dos cadastros;
• Diretoria: aprova cadastros de risco alto.

11. Vigência e revisão

Esta Política entra em vigor na data de sua aprovação pela Diretoria e é revisada ao menos anualmente, ou antes, sempre que houver alteração legal, regulatória ou do modelo de negócios da 3K Business.