Política de Conheça seu Cliente (KYC)

Código

3K-POL-002

Versão

1.0

Aprovação

Diretoria

Revisão

Anual

1. Objetivo

Esta Política define como a 3K BUSINESS LTDA ("3K Business") identifica, qualifica, verifica e classifica por risco os seus clientes antes e durante a relação comercial (Know Your Client — KYC), com o objetivo de conhecer com quem se relaciona, prevenir fraudes e impedir o uso de seus serviços para fins ilícitos.

Esta Política complementa a Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo e é executada na prática por meio da Política de Cadastro de Clientes.

2. Abrangência

Aplica-se a todos os clientes da 3K Business, pessoas jurídicas ou físicas, a seus beneficiários finais e representantes, e a todos os colaboradores envolvidos na prospecção, contratação e gestão de clientes.

3. Princípios

• Abordagem baseada em risco: a profundidade da diligência é proporcional ao risco do cliente;
• Diligência prévia: nenhum contrato é assinado e nenhum serviço é faturado antes da conclusão do KYC;
• Atualização contínua: o conhecimento sobre o cliente é revisto periodicamente e sempre que ocorrer um evento relevante;
• Minimização de dados: são coletados apenas os dados necessários às finalidades desta Política, em conformidade com a LGPD.

4. Etapas do KYC

4.1. Identificação

Coleta dos dados e documentos cadastrais do cliente, de seus sócios, beneficiários finais e representantes legais, conforme o rol previsto na Política de Cadastro de Clientes.

4.2. Qualificação

Levantamento de informações que permitam compreender o cliente e a finalidade da relação:

• atividade econômica efetivamente exercida e mercado de atuação;
• finalidade da contratação e natureza da solução a ser desenvolvida;
• valor estimado do contrato e compatibilidade com o porte e a capacidade financeira do cliente;
• forma e origem dos pagamentos (conta de titularidade do próprio cliente);
• se a solução contratada envolverá movimentação de recursos de terceiros, meios de pagamento, jogos on-line, apostas ou criptoativos.

4.3. Identificação do beneficiário final

Para clientes pessoa jurídica, a 3K Business identifica as pessoas naturais que detêm, direta ou indiretamente, participação igual ou superior a 25% do capital ou que exercem controle ou influência significativa, analisando a cadeia societária até chegar a pessoas naturais. A recusa em informar o beneficiário final impede o início da relação.

4.4. Verificação

• consulta à situação cadastral do CNPJ e do CPF na Receita Federal;
• conferência do quadro societário e dos poderes de representação no ato constitutivo e na última alteração contratual;
• conferência dos documentos de identificação dos representantes;
• autodeclaração da condição de PEP pelos sócios, beneficiários finais e representantes;
• nas soluções com contas de pagamento, consulta a listas restritivas e à relação de PEP realizada pela instituição parceira na abertura e na manutenção das contas, conforme o item 8 da Política de PLD/FT.

4.5. Classificação de risco

Concluída a verificação, o cliente é classificado em um dos níveis a seguir. Quando o cliente se enquadrar em critérios de mais de um nível, prevalece o nível mais alto.

Nível	Critérios (exemplos)	Tratamento	Atualização
Baixo	Atividade clara e compatível com a contratação; sem apontamentos conhecidos; beneficiários finais identificados; nenhum PEP envolvido.	Diligência padrão; aprovação pelo responsável comercial.	A cada 36 meses
Médio	Empresa constituída há menos de 12 meses; sócios ou beneficiários no exterior; cadeia societária com mais de um nível; solução que envolva pagamentos ou recursos de terceiros.	Diligência padrão com validação pelo Responsável por Compliance.	A cada 24 meses
Alto	PEP ou pessoa relacionada; atuação em jogos on-line, apostas, criptoativos, câmbio, meios de pagamento ou comércio de bens de alto valor; vínculo com jurisdição de alto risco (GAFI); mídia negativa relevante; informações inconsistentes.	Diligência reforçada (item 5) e aprovação da Diretoria.	A cada 12 meses

5. Diligência reforçada

Clientes classificados como de alto risco são submetidos, adicionalmente, a:

• solicitação de documentos complementares, como demonstrações financeiras, comprovação de autorizações ou licenças para a atividade e comprovação da origem dos recursos;
• entrevista com os representantes para compreensão do modelo de negócio;
• verificação de autorização do órgão regulador, quando a atividade a exigir;
• aprovação formal e registrada da Diretoria antes do início da relação;
• para clientes do setor de jogos on-line e apostas: demonstração da licitude da atividade, por meio das licenças ou autorizações exigíveis ou de parecer jurídico, e verificação dos controles próprios do cliente para identificação de usuários, validação de titularidade das contas e limites de movimentação;
• monitoramento reforçado dos pagamentos e do escopo durante toda a relação.

6. Pessoas Expostas Politicamente

A condição de PEP é verificada por autodeclaração dos sócios, beneficiários finais e representantes do cliente e, nas soluções com contas de pagamento, também pela consulta realizada pela instituição parceira. A condição de PEP, por si só, não impede a relação, mas eleva o cliente ao nível de risco alto e exige diligência reforçada e aprovação da Diretoria.

7. Recusa e encerramento

A 3K Business recusa o início ou encerra a relação quando:

• houver correspondência confirmada em lista de sanções;
• o cliente se recusar a fornecer informações ou documentos, ou apresentar informações falsas ou inconsistentes;
• não for possível identificar o beneficiário final;
• a atividade do cliente ou a solução pretendida se enquadrar nas atividades vedadas pela Política de PLD/FT;
• a atividade exigir autorização de órgão regulador e ela não for comprovada, ou, no setor de jogos on-line e apostas, não for demonstrada a licitude da atividade na forma do item 5.

8. Monitoramento contínuo e atualização

Além das atualizações periódicas previstas no item 4.5, o KYC é refeito sempre que houver: alteração societária ou de beneficiário final; mudança relevante no escopo, no valor ou na natureza da solução contratada; alteração de dados bancários; ocorrência de sinal de alerta; ou notícia desabonadora envolvendo o cliente.

9. Conheça seu Parceiro e seu Colaborador

• Parceiros e fornecedores (KYP): fornecedores relevantes, especialmente de infraestrutura, hospedagem e serviços que tratem dados de clientes, passam por verificação cadastral e avaliação de segurança da informação antes da contratação;
• Colaboradores (KYE): na admissão, são verificados dados cadastrais e referências profissionais, e o colaborador assina termo de ciência das políticas de integridade, confidencialidade e segurança da informação.

10. Registros e proteção de dados

As informações obtidas no KYC são mantidas por, no mínimo, 5 (cinco) anos após o encerramento da relação, em ambiente de acesso restrito. O tratamento de dados pessoais tem como bases legais a execução de contrato e de procedimentos preliminares, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória e o legítimo interesse na prevenção à fraude e a ilícitos, conforme a Política de Privacidade.

11. Responsabilidades

• Área comercial e gestores de projeto: coletam as informações, conduzem a qualificação e mantêm o relacionamento atualizado;
• Responsável por Compliance: executa as verificações, valida a classificação de risco, conduz a diligência reforçada e mantém os registros;
• Diretoria: aprova clientes de alto risco e decide sobre recusas e encerramentos.

12. Vigência e revisão

Esta Política entra em vigor na data de sua aprovação pela Diretoria e é revisada ao menos anualmente, ou antes, sempre que houver alteração legal, regulatória ou do modelo de negócios da 3K Business.